Nem todos os procedimentos e operações comerciais acontecem no escritório - alguns acontecem em campo. Além disso, com o recente aumento do trabalho remoto, a maioria das empresas agora tem várias pessoas trabalhando em diferentes locais e fusos horários. Portanto, há necessidade de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que permita que a equipe faça as coisas em qualquer lugar e mantenha a produtividade fluindo - em qualquer lugar e a qualquer momento.
A maneira mais eficaz de manter as equipes conectadas e trabalhando em sincronia é por meio dos dispositivos que elas têm em mãos - laptops, smartphones Android ou iOS e tablets. Elaboramos este guia para ajudá-lo a entender melhor o que é o gerenciamento de fluxo de trabalho móvel, seus componentes e como encontrá-los.
O gerenciamento de fluxo de trabalho móvel é um sistema projetado para ajudar grupos e organizações empresariais a rastrear e otimizar seus procedimentos comerciais diários. Em outras palavras, é uma ferramenta de gerenciamento que o ajuda a configurar, monitorar e gerenciar uma sequência predefinida de ações - o fluxo de trabalho da empresa.
O fluxo de trabalho móvel tem alguns componentes importantes aos quais você precisa prestar atenção, como.
Com um fluxo de trabalho baseado em papel, documentos como cronogramas, relatórios e ordens de serviço são impressos e distribuídos fisicamente entre a força de trabalho. Pense em quanto custo isso acarreta e quanto tempo leva para realizar determinadas tarefas para atingir as metas organizacionais.
A realidade é que um fluxo de trabalho baseado em papel é lento, caro, ineficaz e repleto de riscos de conformidade. Por outro lado, um fluxo de trabalho móvel elimina o custo de impressão e elimina barreiras de distância e tempo.
Além disso, os fluxos de trabalho baseados em papel exigem muitos procedimentos manuais, enquanto as soluções de fluxo de trabalho móvel permitem fluxos de trabalho automatizados.
No mercado atual, as empresas que não adotaram a tecnologia móvel - em extensão, o fluxo de trabalho móvel - estão em grande desvantagem. Elas não só estão sacrificando a eficiência e a lucratividade, como também estão excluídas de aproveitar as maneiras inovadoras de como o fluxo de trabalho móvel aprimora as mensagens, a comunicação e o trabalho em equipe.
Aproveitar as plataformas de back-end integradas e os aplicativos móveis para gerenciar o fluxo de trabalho abre um novo mundo de possibilidades ilimitadas, algumas das quais destacamos a seguir.
O fluxo de trabalho móvel permite o fácil gerenciamento de processos de negócios, especialmente em situações em que há problemas de desempenho. Os gerentes podem aproveitar os fluxos de trabalho móveis para detectar proativamente possíveis problemas de processo em tempo real e, ao mesmo tempo, garantir que o processo esteja bem alinhado com os objetivos gerais do negócio. Esse conhecimento é necessário para analisar o desempenho do nível de serviço a fim de melhorar a eficiência geral dos negócios.
Ser rápido, eficaz e eficiente são três palavras que definem a produtividade. Os sistemas móveis de gerenciamento de fluxo de trabalho têm a reputação de ajudar as organizações a fazer mais em menos tempo. Por exemplo, quando tarefas monótonas e recorrentes são transferidas para o software de automação, a gerência e os funcionários podem se concentrar nas principais responsabilidades do negócio e nas atividades geradoras de receita, em vez de tarefas administrativas intermináveis.
O fluxo de trabalho móvel ajuda as empresas a ter um desempenho melhor de duas maneiras. Por um lado, os fluxos de trabalho móveis permitem a documentação digital e garantem que os funcionários tenham sempre à mão todas as informações de que precisam. Isso reduz as frustrações decorrentes da necessidade de procurar as informações necessárias. Dessa forma, a experiência e o bem-estar do funcionário são aprimorados, e o efeito cascata é que os funcionários ficam mais motivados para realizar seu trabalho.
Por outro lado, os fluxos de trabalho móveis ajudam uma empresa a atender melhor seus clientes. Por exemplo, os clientes podem fazer pagamentos por meio de seus dispositivos móveis usando seus cartões de crédito. Isso melhora substancialmente a experiência geral do usuário.
Quando o fluxo de trabalho é executado sem problemas e de forma simultânea, ele economiza tempo. Pense em uma etapa de seu processo de negócios que leva algum tempo para ser realizada. Multiplique o tempo usado pelo número de vezes que essa tarefa é executada e veja quanto tempo e dinheiro são desperdiçados.
Por exemplo, coletar informações em campo usando questionários em papel, que seus funcionários distribuem, não só leva tempo, mas também dinheiro. Já o uso de um formulário móvel permite que vários usuários preencham o formulário ao mesmo tempo, o que economiza muito tempo e dinheiro. Da mesma forma, os dados coletados ficam disponíveis em tempo real para que os gerentes tomem decisões.
Juntamente com tudo o que foi dito acima sobre o gerenciamento do fluxo de trabalho móvel, aqui estão algumas dicas para ajudar a otimizar a funcionalidade do fluxo de trabalho móvel em sua empresa.
Normalmente, o ponto de partida de qualquer procedimento de gerenciamento de fluxo de trabalho é detalhar seus processos atuais e analisá-los cuidadosamente. Talvez também seja necessário pedir feedback aos respectivos gerentes sobre os processos que eles supervisionam. Isso abrirá as principais áreas de seus processos de negócios que precisam ser aprimoradas.
Uma vez que os vários processos tenham sido claramente compreendidos, é hora de dividi-los em partes menores e gerenciáveis, o que simplifica e agiliza ainda mais. Faça isso até que todo o fluxo de trabalho da sua empresa possa ser facilmente compreendido e executado por um novo membro da equipe sem estresse.
A documentação é muito essencial no gerenciamento do fluxo de trabalho porque o que não é documentado pode ser facilmente esquecido ou ignorado. Portanto, todo processo de fluxo de trabalho deve ser registrado - desde a criação da tarefa até a alocação e o progresso do fluxo de trabalho. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho torna isso possível e contínuo. Por exemplo, o software de gerenciamento de projetos, como o Asana, permite definir o fluxo de trabalho, criar tarefas e acompanhar e gerenciar o progresso do início ao fim, tudo em um só lugar.
As soluções de automação de fluxo de trabalho podem ser usadas para automatizar processos como registro, pagamentos, entrega, feedback e gerenciamento de inventário. A automação do fluxo de trabalho reduzirá drasticamente ou erradicará completamente os processos manuais.
Se você tem um restaurante, por exemplo, pode ter um aplicativo móvel em que os clientes possam fazer seus pedidos, efetuar pagamentos e acompanhar os pedidos ativos em seus dispositivos móveis. Ao mesmo tempo, enquanto o pedido está sendo feito, a equipe do restaurante também recebe notificações de pedidos e detalhes do menu.
Como o principal objetivo do gerenciamento do fluxo de trabalho móvel é melhorar a eficiência e a produtividade, é necessário fazer auditorias e avaliações constantes. O objetivo disso é medir o progresso em relação às metas estabelecidas, observar lapsos ou áreas em que é necessário melhorar e fazer os ajustes necessários.
Agora que você tem uma compreensão adequada do valor da integração do gerenciamento do fluxo de trabalho móvel em sua empresa, vamos falar sobre o componente mais importante do assunto - os dispositivos móveis. É preciso garantir que os dispositivos usados pela sua equipe estejam limpos, pois isso pode prejudicar muito o fluxo dos seus processos de trabalho.
Phonecheck oferece uma solução de processamento de dispositivos que garante a saúde e a segurança de seus dispositivos móveis. Nossa solução corporativa é totalmente integrada para consolidar um fluxo de trabalho desajeitado.
Além disso, nossa solução empresarial vem com um software de eliminação de dados que você pode usar para limpar rotineiramente os dispositivos móveis, especialmente se eles contiverem informações confidenciais e você precisar passá-las para outro membro da equipe. Da mesma forma, se você decidir adquirir dispositivos móveis usados para a sua equipe, o software de eliminação de dados será útil para limpar os dispositivos. Falando em dispositivos usados, você também precisará verificar se os dispositivos não foram declarados perdidos ou roubados - o Phonecheck Certification cuida disso para você.
Vamos deixá-lo com um conselho de amigo: nunca compre um dispositivo usado sem um Relatório de Histórico Certificado Phonecheck . Evite problemas ocultos dispendiosos adquirindo um relatório de histórico em phonecheck.com por aproximadamente o custo de uma xícara de café.
